Расшифровка · Протокол
Протокол встречи ведут в три приёма. До встречи готовят шаблон с повесткой. Во время записывают решения, ответственных и сроки, без пересказа разговора. После сверяют спорные места и рассылают участникам в тот же день. Ниже каждый приём по шагам и как сверять протокол по записи созвона.
Протокол начинается раньше встречи. Возьмите шаблон и заполните шапку заранее: название, дату, участников, повестку по пунктам. Тогда во время встречи останется дописывать решения, и на оформление отвлекаться не придётся.
Простой шаблон протокола:
Договоритесь, кто ведёт протокол. Лучше, если это не ведущий встречи: ему трудно управлять разговором и одновременно записывать решения.
Если встреча регулярная, копируйте прошлый протокол как шаблон: открытые вопросы оттуда станут первыми пунктами повестки.
Ход обсуждения в протокол не переносят. Кто что сказал по дороге к решению, остаётся в записи или в расшифровке, если их ведут. Если спор затянулся, запишите варианты и кто за какой, а решение отметьте позже отдельной строкой.
В конце каждого пункта подтверждайте решение вслух: «фиксирую, Анна готовит смету к пятнице». Так ошибка в протоколе всплывает прямо на встрече, пока все её помнят.
Частые ошибки новичков: пересказ разговора вместо решений, решения без сроков и протокол, разосланный через неделю, когда подробности уже забылись.
Если поправка меняет решение, разошлите исправленный протокол всем участникам, включая тех, кто молчал.
Протоколы одной серии встреч храните в одном месте по порядку дат: через месяц так видно, когда решение поменялось.
Так может выглядеть протокол часовой встречи по запуску сайта:
О сроках спорили, поэтому в этом пункте рядом с решением стоит время итоговой фразы: по нему любой откроет запись и услышит, как именно договорились. Пункты повестки называйте так же, как в приглашении на встречу, чтобы протокол и приглашение сопоставлялись без путаницы.
На созвоне вести протокол в одном удобнее, в другом труднее. Удобнее, потому что заметки можно печатать прямо во время разговора. Труднее, потому что решения часто звучат над чужим экраном: «вот эту строку поменяем», и без экрана фраза теряет смысл.
Поэтому на онлайн-встрече записывайте в протокол, что было на экране в момент решения: название документа, номер строки, слайд. Ссылки из чата встречи копируйте в протокол сразу, пока чат открыт. Если созвон записан, снимок экрана делать не нужно: кадр той секунды лежит рядом с репликой в ленте.
Sonaro протокол не пишет. Он записывает созвон из вкладки браузера и после обработки отдаёт ленту реплик с временем, ролью и кадром экрана. По ней протокол проверяется быстрее, чем по памяти. Пометки ставят во время встречи, поиск и кадры пригодятся после.
По нашим записям час созвона в расшифровке это от 5 600 до 11 600 слов. Читать их подряд ради протокола не нужно: пометки и поиск ведут сразу к решениям. Чем расшифровка отличается от протокола, на странице чем протокол отличается от расшифровки и стенограммы. Если решение в протокол так и не попало, поможет страница вернуться к договорённостям с созвона. Когда встреч по проекту много и протокол ведёт менеджер, пригодится страница записи встреч по проекту.
Сверять можно реплики собеседников из вкладки и свои, с микрофона, каждую в своей дорожке.
Лента для протокола получается у созвона, открытого по ссылке в браузере.
Решение, принятое до нажатия «Начать запись», сверить не с чем: в ленте его нет.
Цифры со слайда в протокол переносите сами, глядя на кадр.
Параллельный созвон во второй вкладке в ленту не войдёт.
Если встреча короткая и решений два, протокол пишется по памяти за пять минут, запись для этого не нужна. Если у встречи есть опытный секретарь, который подтверждает решения вслух, запись понадобится только для спорных мест. Если организатор пользуется конспектом площадки, пересказ с разделом «Задачи» приходит ему на почту сам: так устроен конспект Телемоста на тарифах Яндекс 360 для бизнеса.
Участник, который не ведёт саму встречу. Ведущему трудно одновременно управлять разговором и записывать решения.
Дата, участники, повестка и по каждому пункту решение, ответственный и срок. Открытые вопросы пишут отдельно.
Записывайте только решения, ответственных и сроки, ход разговора не нужен. Если созвон записан, ставьте пометку в момент решения и сверяйте формулировку по записи после встречи.
Нет. Sonaro отдаёт расшифровку с временем, пометками и кадрами экрана. Решения выписывает человек, который ведёт протокол.
Да: запись хранит разговор, протокол хранит решения. Искать решения по часовой записи без протокола долго, с пометками и поиском по расшифровке это минуты.
Как получить расшифровку созвона для сверки протокола, описано на странице расшифровка встречи. Поиск нужного места в записи по словам на странице найти нужный момент в записи.
Sonaro