Расшифровка · Протокол и стенограмма

Чем протокол отличается от расшифровки и стенограммы

Протокол сохраняет итог встречи: решения, ответственных и сроки. Стенограмма и расшифровка сохраняют саму речь, слово в слово. Протокол короткий и пишется человеком, расшифровка длинная и получается из записи. Ниже, чем три документа различаются, когда какой нужен и как собрать протокол из расшифровки своими руками.

Три документа и что в каждом

Главное различие в том, что сохраняется. Протокол хранит итог. Стенограмма и расшифровка хранят путь к нему: кто что предложил, кто возразил, в каких словах договорились.

Стенограмма и расшифровка ближе друг к другу, чем к протоколу. Разница в отделке: стенограмму вычитывают и оформляют, расшифровку чаще оставляют как есть, с «ну», повторами и оборванными фразами. Когда-то стенограмму вёл стенографист прямо на заседании, сегодня её обычно делают по записи. Про саму расшифровку на странице что такое транскрибация.

Все три документа можно получить из одной хорошей записи. Обратного пути нет: из протокола речь уже не восстановить.

Конспект и резюме рядом с ними

Рядом с тремя документами часто появляются ещё два. Конспект это записи по ходу разговора своими словами: кто-то набросал главное, пока слушал. Резюме это краткий пересказ встречи на абзац или страницу, его пишут после встречи для тех, кого на ней не было.

Оба документа сокращают речь и переставляют её по смыслу. В расшифровке остаётся только сказанное и в том порядке, в каком сказано. Поэтому конспект и резюме удобно читать, а спорить по ним трудно: главное в них уже отобрано по мнению автора.

Кто пишет каждый документ

• Протокол пишет секретарь встречи или участник, которому это поручили. Решения он подтверждает у участников.
• Стенограмму делает стенографист или редактор по записи: слушает, вычитывает, оформляет выступления.
• Расшифровку делает модель расшифровки речи за минуты или транскрибатор вручную за часы.
• Резюме пишет организатор или менеджер для тех, кого не было на встрече.
• Конспект ведёт любой участник для себя.

Где нужна дословность, где нужен итог

Дословность нужна, когда важна формулировка: требования заказчика, условия поставки, цитата для статьи, вопрос «что именно обещали». Протокола здесь мало: в нём уже чья-то версия сказанного. Дословность нужна и тому, кто пишет протокол: спорную цифру проще перенести из расшифровки, чем восстановить по памяти.

Итог нужен, когда читатель не был на встрече и хочет знать, что решили. Руководитель не станет читать часовую расшифровку, ему нужны решения и сроки. Для этого и пишут протокол.

Отсюда удобная связка: протокол для всех участников, расшифровка рядом для тех, кому нужна точная формулировка. У спорного решения в протоколе можно указать время, на котором оно прозвучало, и любой откроет запись на этом месте.

Сколько текста выходит

Протокол часового совещания часто умещается на одной странице: пункты повестки, решения, имена и даты.

Расшифровка того же часа длиннее в десятки раз. По нашим рабочим созвонам длиной от 20 до 90 минут час разговора дал от 5 600 до 11 600 слов, в зависимости от того, сколько говорили. Читать такой текст подряд ради пяти решений никто не будет, в нём ищут. На встрече, где больше говорят и меньше решают, разница ещё заметнее.

Как собрать протокол из расшифровки

Если расшифровка уже есть, порядок работы такой:

1. Выпишите решения: ищите в расшифровке слова «договорились», «решили», «делаем», «к пятнице».
2. У каждого решения найдите ответственного и срок, если их назвали.
3. Спорные формулировки перенесите дословно и поставьте рядом время реплики.
4. Проверьте по звуку сомнительные места: имена, суммы, даты.
5. Разошлите протокол участникам, а расшифровку приложите тем, кому нужна точная формулировка.

Как вести протокол во время встречи и после неё, подробно на странице как вести протокол встречи.

Что даёт Sonaro и чего он не делает

Sonaro делает расшифровку созвона, записанного из вкладки браузера: реплики с временем, ролью и кадром экрана. Протокол он не составляет. Что из сказанного решение, определяете вы, лента помогает найти это быстро и перенести точно.

Для протокола пригодятся три вещи. Поиск по словам: счётчик покажет, сколько раз прозвучало «срок», засечки на шкале времени покажут где. Пометки: во время встречи нажмите «Метка» на плашке или Alt+M, когда о чём-то договорились, и в файле расшифровки такие моменты соберутся разделом «Отмечено вручную во время встречи». Кадры: решение часто звучит над таблицей на экране, и кадр той секунды лежит рядом с репликой. Если решение звучало несколько раз, поиск покажет все места, и вы выберете последнюю формулировку. Решения, сказанные над таблицей, надёжнее проверять по кадру, чем по памяти.

Готовую расшифровку отдают файлом «Скачать PDF» вместе с протоколом, если кому-то нужна точная формулировка. Как вернуться к договорённости, которая не попала в протокол, на странице вернуться к договорённостям с созвона.

Как хранить протокол и расшифровку вместе

Документы одной встречи удобно держать рядом: протокол сверху, расшифровку и запись под ним. В пункте протокола со спорным решением ставьте время реплики, например «решение по срокам, 23:40». Через месяц по этой метке открывают расшифровку и слушают, как это прозвучало, без поиска по всей встрече.

Если расшифровку отправляют людям вне команды, выгружайте её файлом: в Sonaro это «Скачать PDF» без кадров или «Скачать с кадрами», если важно, что показывали на экране.

Что получится и чего не будет

Когда Sonaro не нужен

Если на встрече есть секретарь, который пишет протокол по ходу и рассылает его в тот же день, расшифровка пригодится редко, разве что для спорных мест. Если организатор пользуется конспектом площадки, пересказ и полная расшифровка приходят ему на почту: так работает конспект Телемоста на тарифах Яндекс 360 для бизнеса, подробнее на странице расшифровка встречи в Телемосте. Если нужна стенограмма публичного заседания для публикации, это работа стенографиста и редактора. Если на встрече одно решение и его уже записали в чат, протокол по расшифровке писать незачем.

Вопросы

Что дальше

Как получить расшифровку своей встречи с любой площадки, описано на странице расшифровка встречи. Искать решение по словам вместо перемотки учит страница найти нужный момент в записи.