Запись встреч · Менеджеру проекта

Записи встреч по проекту: как вести их менеджеру

Менеджер проекта ведёт много похожих встреч: установочную, еженедельные статусы, согласования с заказчиком. Решения на них расходятся по памяти участников. Записи встреч из браузера собираются в одном кабинете, по ним ищут решение по слову и пересылают участникам цитату с временем и кадром экрана.

Какие встречи по проекту стоит записывать

Установочную встречу пересматривают чаще остальных: на ней договорились о целях, зонах ответственности и о том, что в проект не входит. Через три месяца вопрос о границах проекта проще всего закрыть цитатой оттуда.

Статусные встречи похожи друг на друга, и поэтому их путают: решение прошлой недели кажется решением позапрошлой. Запись с датой снимает этот вопрос. Как вести протокол таких встреч, на странице как вести протокол встречи.

Как Sonaro помогает менеджеру проекта

Встречи пишутся расширением из вкладки браузера на любой площадке, где их назначили. В кабинете они лежат списком: дата, площадка, длительность, число кадров и состояние обработки.

В момент решения нажимайте «Метка» на плашке или Alt+M: в файле расшифровки такие места соберутся разделом «Отмечено вручную во время встречи». После обработки поиск по словам находит «срок», «перенос», «согласовали» внутри реплик, у каждой время и кадр экрана. Пропустивший встречу участник начинает с пометок: у каждой время, и слушать встречу целиком не нужно.

Итоги по-прежнему пишет менеджер: Sonaro не составляет протокол и перечень решений. Зато каждую строку протокола можно подкрепить временем реплики, и участник откроет запись на этом месте. Как вернуться к решению через месяц, на странице вернуться к договорённостям с созвона. Тем, кто пропустил встречу, запись отправляют так, как описано на странице передать запись созвона коллеге.

Как вести статусную встречу, чтобы запись помогала

• Идите по одному порядку каждую неделю: сроки, риски, решения. Тогда нужное место находится по привычному слову.
• Проговаривайте вслух дату и имя в каждом решении: «переносим на 20 октября, отвечает Олег».
• Если решение приняли без срока или ответственного, спросите их тут же, пока идёт запись: через неделю в ней будет слышно только «надо сделать».
• Спорные пункты оставляйте на конец встречи, чтобы решения не терялись в середине долгого спора.
• В конце повторите решения списком: так они окажутся рядом в ленте.

Согласования с заказчиком

На согласовании кроме решений важны оговорки: «согласуем, если уложимся в бюджет». Оговорка звучит мимоходом и в протокол часто не попадает. По записи её находят поиском по словам «если», «при условии», «кроме» и переносят в протокол дословно, с временем реплики.

Как вести записи встреч проекта по шагам

Порядок одинаков для любой встречи проекта:

1. Откройте встречу по проекту в браузере и нажмите «Начать запись» в попапе Sonaro.
2. Нажимайте «Метка», когда принимают решение, переносят срок или назначают ответственного.
3. После встречи нажмите «Обработать» и откройте раздел «Расшифровка».
4. Сверьте протокол по пометкам и поиску, у спорных пунктов поставьте время реплики.
5. Разошлите протокол, а тем, кто пропустил встречу, отправьте «Скачать с кадрами».

Что получится и чего не будет

Когда Sonaro не нужен

Если решения по проекту сразу фиксируются в системе задач и участники их подтверждают, запись нужна только для спорных случаев. Если встреча идёт вживую в переговорной, пишите её диктофоном. Если организатор ведёт запись средствами площадки и присылает её всем, достаточно её. Если проект маленький и встреча одна в месяц, хватает протокола. Когда в проект приходит новый человек, пригодится страница объяснение для нового сотрудника.

Вопросы

Сколько это стоит

Запись, кадры и пометки бесплатны. Платно только расшифровка речи, по которой идёт поиск. При первом входе даются пробные минуты, пакеты минут смотрите на главной.